El parte de viajeros del vehículo que alquilas obliga a comunicar al SES.HOSPEDAJES los datos del titular del contrato, de cada conductor autorizado y de la propia autocaravana, en un plazo inferior a 24 horas. Si gestionas una flota de campers o autocaravanas, los datos SES.HOSPEDAJES que debes enviar incluyen la identificación completa del cliente, su permiso de conducir, el medio de pago y el código de municipio INE del lugar de recogida. Esta obligación nace del Real Decreto 933/2021 y afecta a cualquier empresa de arrendamiento de vehículos a motor sin conductor, sin importar si tienes uno o cinco vehículos. A continuación detallamos campo por campo qué recoger, cuándo enviarlo y qué pasa si no lo haces.
Qué es el SES.HOSPEDAJES y por qué te afecta como arrendador
El SES.HOSPEDAJES es la plataforma del Ministerio del Interior donde se centralizan los registros documentales de hospedaje y de alquiler de vehículos. La obligación de remitir información la fija el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, publicado en el BOE y plenamente exigible para el sector del arrendamiento de vehículos a motor.
El alquiler de autocaravanas y campers entra de lleno en este marco. No importa que tu cliente sea un turista de fin de semana: como empresa arrendadora, eres el sujeto obligado a comunicar la información. Si todavía dudas de cómo encaja tu actividad, revisa primero cómo funciona el SES.HOSPEDAJES para alquiler de vehículos y la guía completa del RD 933/2021.
La comunicación se realiza por vía telemática a través de los servicios web habilitados por la Secretaría de Estado de Seguridad. No es un trámite anual ni mensual: se hace operación por operación.
Datos del titular y de los conductores que debes comunicar
Aquí está el bloque más sensible. El sistema distingue entre el titular del contrato (quien firma y paga) y los conductores autorizados. Si una pareja alquila una autocaravana y ambos van a conducir, los dos figuran como conductores y de ambos hay que enviar sus datos.
Para cada persona física, los datos SES.HOSPEDAJES exigidos son, en líneas generales:
- Nombre y apellidos completos.
- Tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte) y, cuando aplique, número de soporte.
- Fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Sexo.
- Dirección completa, teléfono y, si se dispone, correo electrónico.
- Datos del permiso de conducir: número del documento, fecha de expedición y país emisor.
- Parentesco, en el caso de viajeros menores de edad respecto al adulto responsable.
El permiso de conducir es el dato que diferencia el registro de alquiler de vehículos del de hospedaje hotelero. Verifica que el número que anotas coincide con el documento físico y que la categoría habilita para conducir el vehículo concreto: muchas autocaravanas superan los 3.500 kg de MMA y requieren carné C1, no el B estándar. Recoger esta información en el momento del check-in y entrega del vehículo evita las prisas el día de la salida.
Datos del vehículo, la operación y el código de municipio INE
Junto a las personas, el parte de viajeros del vehículo incluye la identificación del propio activo y de la transacción económica. Los campos habituales son:
| Bloque | Datos a comunicar |
|---|---|
| Vehículo | Matrícula, marca, modelo y número de bastidor (VIN) cuando se solicite |
| Operación | Fecha y hora de recogida y de devolución, lugar de entrega |
| Pago | Tipo de medio de pago, titular del medio, fecha y, en su caso, identificación de la tarjeta o cuenta |
| Localización | Código de municipio INE del establecimiento o punto de recogida |
El código de municipio INE es un identificador numérico que el Instituto Nacional de Estadística asigna a cada municipio español. No es el código postal. Puedes consultarlo en la relación de municipios del propio INE y, una vez localizado el de tu base de operaciones, lo reutilizas en cada parte. Anótalo una sola vez en tu ficha de empresa para no buscarlo cada vez.
Sobre la operación, conviene tener clara la diferencia entre reserva y contrato, porque generan comunicaciones distintas con su propio plazo. Lo explicamos a fondo en reserva (RV) frente a contrato (AV) en SES.HOSPEDAJES.
Plazos y forma de envío
El plazo general para remitir la información del contrato es antes de las 24 horas siguientes a la formalización de la operación. La reserva, cuando existe, se comunica al generarse. Por eso un proceso manual con hojas de cálculo se vuelve frágil en cuanto coinciden varias entregas el mismo día.
El envío se hace de forma telemática. Tienes dos vías: introducir los datos manualmente en el portal web del SES.HOSPEDAJES, o conectar tu sistema de gestión mediante los servicios web para que la comunicación se dispare sola al cerrar el contrato. Para una flota pequeña, automatizar el parte ahorra el cuello de botella de las salidas. Puedes calcular cuánto cuesta el SES en horas según tu volumen antes de decidir, y comparar opciones del sector con nuestro comparador de software.
Qué pasa si no comunicas o lo haces mal
El incumplimiento no es menor. El propio RD 933/2021 se apoya en el régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. No comunicar los datos, hacerlo fuera de plazo o remitir información incompleta o falsa puede constituir una infracción administrativa con sanción económica.
El RD no fija él mismo los importes: remite al cuadro de infracciones de la normativa de seguridad ciudadana, que distingue entre infracciones leves, graves y muy graves. La cuantía concreta depende de la calificación, por lo que conviene no jugársela con envíos tardíos o registros sin el permiso de conducir. Si quieres saber dónde estás, haz el test de cumplimiento del RD 933/2021.
Más allá de la multa, un registro mal llevado complica cualquier requerimiento policial. La finalidad de estos datos es la investigación y prevención de delitos, así que la trazabilidad importa.
Esta información es orientativa y no sustituye el asesoramiento de un gestor o abogado. Contrasta siempre los requisitos vigentes con la documentación oficial del Ministerio del Interior antes de definir tu procedimiento interno.
Preguntas frecuentes
¿Hay que comunicar los datos de todos los conductores o solo del titular?
De todos. El titular del contrato y cada conductor autorizado generan su propio registro de persona. Si dos personas van a conducir la autocaravana, ambas deben constar con sus datos completos y su permiso de conducir.
¿Dónde encuentro el código de municipio INE de mi base?
En la relación de municipios y códigos por provincias que publica el Instituto Nacional de Estadística. Es un número distinto del código postal. Localízalo una vez para tu punto de recogida y reutilízalo en cada parte de viajeros del vehículo.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el parte al SES.HOSPEDAJES?
El contrato se comunica antes de las 24 horas siguientes a su formalización, por vía telemática. La reserva, si la hay, se remite en el momento en que se produce. Apurar el plazo con varios contratos a la vez es la principal fuente de errores.
¿Necesito guardar copia del permiso de conducir del cliente?
Debes recoger y comunicar los datos del permiso (número, expedición, país). La conservación de copias documentales se rige además por la normativa de protección de datos, así que limita lo que almacenas a lo necesario y con base legal. Consulta a tu asesor sobre tu política de conservación.
¿Sirve cualquier software de gestión para enviar estos datos?
No todos integran la conexión con los servicios web del SES.HOSPEDAJES. Verifica que el programa envía la comunicación automáticamente y recoge el código INE y el permiso de conducir. Revisa el software de gestión con SES integrado para ver qué pedir.
El siguiente paso
Abre la ficha de tu empresa y anota ahora mismo el código de municipio INE de tu punto de recogida y el listado exacto de campos que pides a cada cliente. Con esa plantilla fija reduces los errores del día de salida. Si quieres que el parte se envíe solo al cerrar cada contrato, Caravy automatiza la comunicación al SES.HOSPEDAJES para flotas pequeñas.
