Sí: si alquilas coches sin conductor, tienes que comunicar cada reserva y cada contrato a SES.HOSPEDAJES, igual que una empresa de autocaravanas. El Real Decreto 933/2021 obliga a las empresas de alquiler de vehículos a motor sin conductor, sin distinguir entre turismos, furgonetas o autocaravanas, ni por tamaño de flota. Un rent a car con dos coches tiene la misma obligación que uno con doscientos.
Esta guía resume qué datos hay que enviar en el registro de viajeros del alquiler de coches, en qué plazo, qué pasa si no se hace y cómo organizarlo en una flota pequeña, sea de turismos, campers o una mezcla de ambos.
A quién obliga el RD 933/2021 en el alquiler de vehículos
El Real Decreto 933/2021 establece las obligaciones de registro documental e información de dos tipos de actividad: el hospedaje y el alquiler de vehículos a motor sin conductor. Se aplica desde el 2 de diciembre de 2024.
La obligación consiste en registrar y comunicar al Ministerio del Interior los datos del contrato, del vehículo, del pago y de las personas que lo alquilan y lo conducen. La comunicación se hace a través de SES.HOSPEDAJES, la plataforma de la Secretaría de Estado de Seguridad, que usan también hoteles, campings y apartamentos turísticos.
Si tu empresa ya alquila autocaravanas y suma coches a la flota, no hay una obligación nueva: es el mismo trámite, el mismo plazo y el mismo canal. Quien ya tiene el circuito montado para un tipo de vehículo solo tiene que aplicarlo al resto.
Qué datos hay que comunicar por cada contrato
La comunicación de un contrato de alquiler de vehículo agrupa cuatro bloques de información:
- Contrato: número de referencia, fecha de formalización, fecha y hora de recogida y de devolución, y lugar de recogida y de devolución.
- Vehículo: tipo, marca, modelo, matrícula, número de bastidor y color.
- Pago: el tipo de pago utilizado.
- Personas: el titular del contrato y el conductor principal, y el conductor secundario si lo hay. De cada uno, nombre y apellidos, tipo y número de documento, domicilio y al menos un teléfono o correo electrónico. De los conductores, además, los datos del permiso de conducir: tipo, número y fecha de validez.
Las direcciones se identifican con el código de municipio del INE, el campo que más rechazos provoca: lo explicamos en la guía del código de municipio INE en SES.HOSPEDAJES. Y el detalle campo a campo, en qué datos hay que comunicar al SES.HOSPEDAJES.
Si un segundo conductor se añade en el mostrador, también hay que registrarlo. Es fácil que se quede fuera cuando el cliente lo menciona de palabra en la entrega y nadie lo apunta en el contrato.
El plazo de 24 horas y cómo organizarlo
La comunicación debe hacerse de forma inmediata y, en todo caso, en menos de 24 horas. El plazo cuenta desde la reserva o la formalización del contrato y desde el inicio del servicio, es decir, la recogida del vehículo. La duración del alquiler no cambia nada: un turismo alquilado un día tiene el mismo plazo que una autocaravana alquilada tres semanas.
En una flota pequeña, el error habitual es dejar el registro para el final de la jornada y comunicar varias entregas juntas. Si un coche sale el viernes por la tarde y el registro se deja para el lunes, la empresa ya está fuera de plazo. Lo desarrollamos en el plazo de 24 horas del SES.HOSPEDAJES.
Lo más práctico es enviar la comunicación dentro del propio proceso de reserva y de entrega, no como tarea aparte. Si además alquilas autocaravanas o campers, Caravy hace ese envío automáticamente al confirmar la reserva y el contrato.
Sanciones por no comunicar o comunicar tarde
El artículo 8 del RD 933/2021 remite el régimen sancionador a la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. Las infracciones graves en materia de registro documental se sancionan con multas de 601 a 30.000 euros. Qué conductas se consideran infracción lo explicamos en sanciones del RD 933/2021.
Además de la multa, un registro incompleto te deja sin trazabilidad sobre quién conducía cada vehículo en cada fecha, algo que también importa ante un siniestro o una multa de tráfico. Para ver de un vistazo si tu proceso cumple, puedes pasar el test de cumplimiento del RD 933/2021.
Cómo montar el circuito de registro, paso a paso
- Date de alta como arrendador en SES.HOSPEDAJES. Lo explicamos en cómo darte de alta en SES.HOSPEDAJES como arrendador de vehículos.
- Adapta el contrato y la ficha de reserva para recoger de entrada todos los campos: documento y permiso de conducir de cada conductor, domicilio, datos del vehículo y forma de pago.
- Fija el momento del envío: al confirmar la reserva y al entregar el vehículo, no al final del día.
- Decide entre envío manual o automático. Con pocos contratos al mes se puede hacer a mano en la web de SES.HOSPEDAJES; con más volumen, el tiempo de copiar datos empieza a pesar.
- Revisa periódicamente que ningún contrato se ha quedado sin comunicar, comparando tus reservas con las comunicaciones aceptadas.
Para poner cifras al tiempo que dedicas a hacerlo a mano, usa la calculadora del coste del SES. Y si buscas software, el comparador indica qué herramientas del sector incluyen la comunicación a SES.HOSPEDAJES.
Preguntas frecuentes
¿El SES.HOSPEDAJES se aplica también a alquileres de un solo día?
Sí. La duración del contrato no exime de la obligación. Un alquiler de un día requiere la misma comunicación, en el mismo plazo de 24 horas, que uno de varias semanas.
¿Hay que registrar a los conductores adicionales?
Sí. Además del titular del contrato, se comunican los datos del conductor principal y, si lo hay, del secundario, con los datos de su permiso de conducir.
¿Qué diferencia hay con el registro de viajeros de un hotel?
La plataforma y el plazo son los mismos, pero los datos cambian. El alquiler de vehículos añade el bloque del vehículo (matrícula, bastidor, marca, modelo y color), el lugar y la fecha de recogida y devolución, y el permiso de conducir de los conductores.
¿Qué pasa si el cliente cancela después de haber comunicado la reserva?
La anulación también se comunica. SES.HOSPEDAJES permite anular una comunicación ya enviada, y el plazo de 24 horas se aplica igualmente a la anulación.
¿En Cataluña y el País Vasco también se usa SES.HOSPEDAJES?
No. En Cataluña el registro se presenta a los Mossos d'Esquadra y en el País Vasco a la Ertzaintza. La obligación y los datos son los del RD 933/2021, pero el canal es otro.
La información de este artículo es orientativa y no sustituye el asesoramiento de un gestor o un abogado.
El siguiente paso
Coge el último contrato de alquiler que firmaste y comprueba si tienes todos los datos del bloque de personas, incluido el permiso de conducir de cada conductor. Si falta alguno, añádelo hoy a tu ficha de reserva.
